Kiedy potrzebna jest kasa fiskalna ONLINE?

Kasa fiskalna jest urządzeniem, którego użytkowanie stanowi obowiązek większości przedsiębiorców. Za jej pomocą dokonują oni rejestracji wszystkich transakcji, zarówno handlowych, jak i usługowych.  Taka dokumentacja stanowi podstawę rozliczeń podatkowych. W najbliższych latach właściciele firm będą musieli dostosować się do znowelizowanych przepisów, wprowadzając do użytku kasy fiskalne online.

Kasy fiskalne w ujęciu prawnym

Obowiązek rejestrowania przeprowadzonych transakcji został nałożony na przedsiębiorców już wiele lat temu. Wprowadziła go Ustawa o VAT z 1993 roku, kilkakrotnie znowelizowana, w tym również w 2019 roku. Zgodnie z art. 111, pkt 1 tego dokumentu, który jest poświęcony ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących, „Podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są obowiązani prowadzić ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących.” W dalszej części ustawa precyzuje szczegółowe obowiązki podatnika, który korzysta z urządzenia, sposób nabycia kasy fiskalnej, jej przeglądów technicznych, przechowywania dokumentacji, odliczeń od podatku czy zwolnień z obowiązku użytkowania kasy fiskalnej. Po kilkunastu latach od wdrożenia obowiązku korzystania z urządzeń rejestrujących ministerstwo finansów dokonało modyfikacji przepisów, wprowadzając je w życie wraz z nową ustawą z dnia 1 maja 2019 roku. W dokumencie pojawił się też nowy termin – kasy fiskalne online. Obowiązek wyposażenia firm w takie urządzenia wprowadza ona dopiero od 2020 roku. Inne dokumenty, które regulują zasady korzystania z takich kas to:

• Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 29 kwietnia 2019 r. w sprawie kas rejestrujących,
• Rozporządzenie Ministra Przedsiębiorczości i Technologii z dnia 28 maja 2018 r. w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące,
• Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 29 kwietnia 2019 r. w sprawie odliczania lub zwrotu kwot wydanych na zakup kas rejestrujących oraz zwrotu tych kwot przez podatnika,
• Ustawa z dnia 15 marca 2019 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz ustawy – Prawo o miarach.

Czym jest kasa fiskalna online?

Kasa fiskalna online pełni podobne funkcje, jak stosowane do tej pory tradycyjne maszyny rejestrujące. Nowością jest natomiast umiejętność komunikowania się urządzenia z Centralnym Repozytorium Kas prowadzonym przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej. Oznacza to, że informacja o każdej zapisanej transakcji jest przekazywana w określonych reżimach czasowych do centralnej bazy danych (Repozytorium), w której są gromadzone i archiwizowane wszystkie dokumenty. Są to między innymi paragony fiskalne i dokumenty niefiskalne, raporty dobowe, informacje o przeprowadzonych przeglądach technicznych itp. Ponadto, kasy fiskalne są poddawane fiskalizacji. Jest to jednokrotny i niepowtarzalny proces inicjujący pracę pamięci fiskalnej i pamięci chronionej, zakończony wystawieniem raportu fiskalnego. Czynności tej dokonuje serwisant, a maszynie jest nadawany numer ewidencyjny. Kasy online nie pozostają stale w trybie aktywnego łącza, ale zazwyczaj komunikują się z bazą co dwie godziny. Harmonogram tych połączeń może ulegać zmianie, a użytkownik nie jest o niej powiadamiany. Jego obowiązkiem jest zapewnienie dostępu do Internetu.

Kogo i od kiedy obowiązują kasy online?

Ustawa o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz ustawy – Prawo o miarach nakłada obowiązek instalacji kasy fiskalnej online na dotychczasowych użytkowników w trzech terminach.

• Od 1 stycznia 2020 roku – obowiązek korzystania z urządzeń mają firmy, które zajmują się świadczeniem usług naprawy pojazdów silnikowych i motorowerów, a także związanych z ogumieniem dla motoryzacji – jego regeneracją, naprawami, wymianą, bieżnikowaniem itp. kasy fiskalne online będą musieli również zakupić dystrybutorzy paliw i gazu do pojazdów silnikowych.
• Od 1 stycznia 2020 roku – kasa fiskalna online trafi do każdego stacjonarnego zakładu gastronomicznego, który oferuje stałe lub sezonowe wyżywienie, hotelu, a także do punktów sprzedaży węgla kamiennego oraz brunatnego i paliw stałych węglopochodnych – koksu, brykietu, półkoksu itp.
• Od 1 stycznia 2021 roku w kasy online muszą się zaopatrzyć salony fryzjerskie, kosmetologiczne i kosmetyczne, firmy budowlane, prawnicze, medyczne i dentystyczne oraz służące poprawie kondycji fizycznej, wyłącznie w zakresie wstępu.

Podane terminy dotyczą wyłącznie wskazanych grup przedsiębiorców. Nie oznacza to, że tylko oni będą mieli obowiązek wymiany starych kas papierowych na nowe warianty online. Homologacja kas fiskalnych z elektroniczną kopią paragonów wygasa 31 grudnia 2022 r. Oznacza to, że podatnicy, którzy nie muszą posiadać kas fiskalnych online mogą do tego czasu używać kas z elektroniczną kopią paragonów, aż do momentu wyczerpania się pamięci fiskalnej (czyli co najmniej 5 lat od momentu zakupu).

Zalety i wady kas fiskalnych

Kasy online mają zarówno plusy, jak i minusy. Z punktu widzenia Skarbu Państwa bezpośredni dostęp do rejestrowanych danych pozwoli zyskać ponad 2,8 mld zł rocznie z tytułu podatku VAT (Raport KPMG pod tytułem „Studium wypadku – system kas fiskalnych online w Polsce”). System pozwoli również wyeliminować błędy, jakie powstawały podczas ręcznego wpisywania kwot. Automatyczna rejestracja informacji w bazie bez dostępu do nich z zewnątrz uniemożliwi też dokonywanie jakichkolwiek zmian w zapisach. Dla użytkowników jest to dodatkowy obowiązek zapewnienia łącza internetowego oraz zakupu i instalacji nowszych wersji maszyn rejestrujących. Różnorodność urządzań pozwala na wybór modelu, który najlepiej sprawdzi się w przypadku prowadzonej działalności – zarówno tradycyjnej, jak i obwoźnej.