BiznesFinanse
Jak tłumaczyć dokumenty księgowe

Obowiązek posiadania dokumentów firmowych towarzyszy każdej działalności gospodarczej bez względu na to, czy jest to mała firma, czy wielka korporacja. Ich gromadzenie wykona z ustawowego obowiązku rejestrowania wszelkich zdarzeń gospodarczych, które między innymi umożliwiają udokumentowanie stałych dochodów. Obecnie w biznesie zacierają się granice, a kontrakty, współpraca i wymiana towarów odbywają się na rynku międzynarodowym. Efektem są umowy, protokoły reklamacyjne sprzedaży i faktury w języku obcym, które trzeba tłumaczyć na język polski. Czy przedsiębiorcy mają obowiązek tłumaczenia dokumentów księgowych? Komu zlecić przekład dokumentów?

Czy przepisy mówią cokolwiek o języku dokumentów?

Pierwszym pytaniem, jakie nasuwa się przy sporządzaniu obcojęzycznych faktur i umów handlowych jest to, czy dokumenty księgowe po angielsku, niemiecku lub rosyjsku mogą być umieszczone w zbiorze w wersji oryginalnej. W Polsce w dziedzinie rozliczeń podatkowych obowiązuje rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, zgodnie z którym dokumentacja księgowa powinna być sporządzana w języku polskim i w walucie polskiej w sposób staranny, czytelny, a także trwały. Interpretacja tego zapisu pozwala sądzić, że to przedsiębiorca ma rozumieć dokumentację. Jeśli więc zna język, w którym ją stworzono i rozumie jej zawartość, tłumaczenie dokumentów księgowych w zasadzie go nie obowiązuje.

W zasadzie, ponieważ Ustawa o rachunkowości mówi, że na żądanie organów kontroli skarbowej właściciel firmy musi przedstawić wiarygodne tłumaczenie faktury czy umowy sporządzonej w języku obcym. Zapisy tych dwóch dokumentów są sprzeczne, gdyż jeden dopuszcza wyłącznie język polski sporządzonej dokumentacji, a drugi zezwala na jej tworzenie również w języku obcym. Kwestie te pomijają natomiast Ustawa o PIT i Ustawa o VAT. W takiej sytuacji o wykonanie tłumaczenia sporządzonej dokumentacji przedsiębiorca powinien się postarać profilaktycznie. Wówczas w przypadku kontroli podatkowej uniknie nieprzyjemnych sytuacji i nagłego poszukiwania odpowiedniego biura tłumaczeń.

Czy organ podatkowy może wymagać dokumentów sporządzonych przez tłumacza przysięgłego?

Jeśli zachodzi potrzeba przekładu dokumentów firmowych, przedsiębiorca może je przetłumaczyć sam. Wymagana jest do tego dobra znajomość języka oraz zasad rachunkowości. Gromadząc dokumentację w języku polskim, ma nad nią większą kontrolę, a jego księgi rachunkowe są zrozumiałe. Dokonując przekładu dokumentacji księgowej,  może powierzyć związane z nią zadania osobie, która nie jest biegła w języku obcym.  Ponadto, tłumacząc na bieżąco dokumenty księgowe, jest przygotowany na każdą okoliczność, w tym również na wyraźne żądanie kontrolującego.

Samodzielnie wykonywane tłumaczenia księgowe nie mają jednak mocy prawnej. Dlatego, chociaż stanowią źródło rzetelnych dowodów i cennych informacji, mogą być niewystarczające dla kontrolera. Stąd też organ skarbowy może zlecić wiarygodne przetłumaczenie dokumentów, które są przedmiotem kontroli lub też zażądać ich uwierzytelnienia przez tłumacza przysięgłego. Kwestie te porusza też ordynacja podatkowa, która mówi, że osoba poddawana kontroli skarbowej ma obowiązek przedstawić, na żądanie kontrolującego, tłumaczenie na język polski sporządzonej w języku obcym dokumentacji dotyczącej spraw będących przedmiotem kontroli.

Faktura VAT w języku obcym musi zostać przetłumaczona na język polski przed zaksięgowaniem?

Ordynacja wyborcza nakłada na przedsiębiorcę obowiązek przedstawienia organowi kontrolnemu wiarygodnego przetłumaczenia dokumentów firmowych. Na tej podstawie można założyć, że przed wpisaniem do podatkowej księgi przychodów dokumenty księgowe należy tłumaczyć. Żaden przepis nie precyzuje jednak, czy wiarygodne przetłumaczenie wymaga skorzystania z usług tłumacza przysięgłego, czy też przedsiębiorca sam może się podjąć przekładu dokumentacji księgowej.

Na potrzeby prowadzenia KPiR tłumaczenia księgowe polskich dokumentów w zasadzie przedsiębiorca może wykonać sam, jeśli ma do tego odpowiednie umiejętności. Natomiast w sytuacji, gdy podczas kontroli podatkowej pewne kwestie nie będą dla kontrolera wystarczająco zrozumiałe, przekład będzie musiał uwierzytelnić tłumacz przysięgły. Reasumując, prawdopodobieństwo przeprowadzenia kontroli podatkowej jest spore, a tłumaczenie dokumentacji księgowej zaleca ordynacja podatkowa. Z drugiej strony usługi biura tłumaczeń nie są tanie, co może być problemem dla osób często zawierających transakcje za granicą. Wybór odpowiedniej opcji wymaga dostosowana do sposobu prowadzenia działalności.

Jak tłumaczyć dokumentację księgową? Kiedy należy zlecić tłumaczenie dokumentów księgowych?

Przekład dokumentów księgowych wprowadzanych do ksiąg rachunkowych wymaga uwagi, staranności i rzetelności. Najmniejsze nieścisłości w ich transkrypcji na język polski mogą prowadzić do późniejszych problemów podczas kontroli. Z tego też powodu dokumenty księgowe powinny być przekładane przez biura tłumaczeń oferujące tłumaczenia przysięgłe. Warto o to zadbać szczególnie w przypadku dokumentacji dotyczącej spraw będących przedmiotem kontroli.

Tłumaczeniem dokumentów księgowych zajmują się tylko wybrane biura tłumaczeń. Dzieje się tak dlatego, że takie przekłady są zaliczane do grupy tłumaczeń specjalistycznych branży finansowo-podatkowej. W praktyce oznacza to potrzebę znajomości dziedziny księgowości i podatków, specjalistycznego słownictwa oraz umiejętności językowych. Przekłady tego typu wymagają wyspecjalizowanych tłumaczy, którzy  doskonale znają zarówno język polski jak i obcy. Zlecenie przetłumaczenia profesjonalnym tłumaczom pozwala uniknąć powstałych błędów księgowych wskutek niewłaściwego rozumienia specjalistycznych zwrotów.

Koszty związane z tłumaczeniem dokumentów

Tłumaczenia dokumentów księgowych wykonywane przez profesjonalne biuro tłumaczeń niosą za sobą koszty. Ponieważ ordynacja podatkowa nakłada na przedsiębiorcę konieczność udostępniania faktur i umów w języku polskim niezależnie od sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, powinien on zlecać tłumaczenie dokumentów w biurze tłumaczeń. Jednocześnie, ponieważ przedsiębiorca ponosi wydatek, rachunek potwierdzający tłumaczenie przysięgłe faktur sporządzonych w języku obcym może wprowadzić do księgi przychodów i rozchodów. Za tłumaczenie przedsiębiorca zapłaci kilkadziesiąt złotych za stronę, zależnie od stopnia skomplikowania dokumentu. Biuro tłumaczeń często też dokonuje indywidualnej wyceny takiego przekładu.

Dodaj komentarz