Księga przychodów i rozchodów – jak ją prawidłowo prowadzić?

Na prowadzenie podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów decydują się liczni przedsiębiorcy, którzy stawiają pierwsze kroki w prowadzeniu własnej działalności gospodarczej. Wynika to głównie z tego, że jest to najpopularniejsza i najprostsza metoda ewidencji operacji gospodarczych dla firm stosujących księgowość uproszczoną. Warto jednak mieć na uwadze, że nie każdy przedsiębiorca może skorzystać z Księgi Przychodów i Rozchodów jako formy ewidencji podatkowej.

Co to jest Księga Przychodów i Rozchodów?

Najprościej rzecz ujmując Księga Przychodów i Rozchodów to ewidencja, w której zawarte są wszystkie informacje na temat osiąganych przez firmę przychodów oraz ponoszonych wydatków (rozchodów). W praktyce przekłada się to na konieczność ewidencjonowania przez osobę prowadzącą taką księgę każdej dokonanej sprzedaży, jak również wszystkich kosztów poniesionych przez przedsiębiorstwo w celu uzyskania przychodu (koszty te muszą być związane z prowadzoną działalnością). Każdą dokonaną transakcję ewidencjonuje się oddzielnie po jej zakończeniu w porządku chronologicznym. Zasady ogólne i szczegółowe prowadzenia KPiR znajdują się w Rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów.

Należy zwrócić uwagę na fakt, że KPiR to księga podatkowa, na podstawie której podatnik określa wysokość swoich zobowiązań z tytułu podatku dochodowego od osób fizycznych. Dzięki KPiR możliwe jest również ustalenie w łatwy sposób tego, jak efektywnie działała firma w danym okresie, co może okazać się pomocne podczas planowania działalności firmy w przyszłości.

Kogo dotyczy obowiązek prowadzenia KPiR?

Zgodnie z najnowszymi obowiązującymi regulacjami prawnymi obowiązek prowadzenia ewidencji operacji gospodarczych w postaci Księgi Przychodów i Rozchodów mają:

• osoby fizyczne prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą,
• spółki cywilne, jawne i partnerskie, których właścicielami są osoby fizyczne, o ile przychody netto ze sprzedaży osiągnięte przez te spółki nie przekroczyły równowartości 2 000 000 euro po przeliczeniu na złotówki (do przeliczenia stosuje się średni kurs NBP z pierwszego dnia roboczego października roku poprzedniego),
• armatorzy (zdefiniowani w oparciu o zapisy Ustawy o podatku tonażowym),
• osoby duchowne, które zrezygnowały z prawa do korzystania ze zryczałtowanego podatku dochodowego,
• osoby zajmujące się działami produkcji rolnej (o ile zgłosiły zamiar prowadzenia KPiR),
• osoby wykonujące działalność gospodarczą w formie agencji i umów zlecenia.

Obowiązujące aktualnie regulacje prawne dopuszczają możliwość zwolnienia podatnika z obowiązku prowadzenia Księgi Przychodów i Rozchodów w przypadkach uzasadnionych szczególnymi okolicznościami. Według zapisów w przywoływanym wcześniej Rozporządzeniu w sprawie prowadzenia KPiR zwolnienie jest możliwe między innymi ze względu na:

• rodzaj i rozmiar prowadzonej działalności,
• wiek oraz stan zdrowia.

Co istotne, wniosek o zwolnienie należy złożyć u naczelnika urzędu skarbowego właściwego ze względu na miejsce zamieszkania podatnika w terminie co najmniej na 30 dni przed rozpoczęciem miesiąca, od którego zwolnienie miałoby być zastosowane. W razie rozpoczęcia wykonywania działalności lub powstania obowiązku prowadzenia księgi w ciągu roku podatkowego wniosek o zwolnienie z obowiązku prowadzenia Księgi Przychodów i Rozchodów należy złożyć w terminie 14 dni od dnia rozpoczęcia tej działalności lub powstania obowiązku prowadzenia księgi.

Jak założyć Księgę Przychodów i Rozchodów?

Zasady ogólne i szczegółowe dotyczące zakładania Księgi Przychodów i Rozchodów określone są w par. 10 Rozporządzenia w sprawie prowadzenia KPiR. Zgodnie z zawartymi tam zapisami należy stosować poniższe zasady:

• księga musi być założona na dzień 1 stycznia roku podatkowego lub na dzień rozpoczęcia działalności w ciągu roku podatkowego;
• podatnicy, którzy rozpoczynają prowadzenie działalności gospodarczej albo w poprzednim roku podatkowym korzystali za zryczałtowanego opodatkowania podatkiem dochodowym lub prowadzili księgi rachunkowe, mają obowiązek zawiadomić o prowadzeniu KPiR naczelnika urzędu skarbowego właściwego ze względu na miejsce zamieszkania podatnika. Zawiadomienie musi być złożone na piśmie w terminie do 20 dni od założenia księgi;
• jeżeli działalność prowadzona jest w formie spółki cywilnej osób fizycznych, spółki jawnej osób fizycznych lub spółki partnerskiej, zawiadomienie o rozpoczęciu prowadzenia KPiR mają obowiązek złożyć wszyscy wspólnicy – każdy wspólnik w urzędzie skarbowym właściwym ze względu na miejsce swojego zamieszkania;
• w przypadku powierzenia prowadzenia KPiR biuru rachunkowemu podatnik ma 7 dni na powiadomienie urzędu skarbowego (w takiej sytuacji jednak najczęściej zawiadomienie składa samo biuro rachunkowe).

Formy prowadzenia KPiR

Podatkowa Księga Przychodów i Rozchodów może być prowadzona jednej z dwóch możliwych form: jako księga tradycyjna (papierowa) lub w wersji elektronicznej. Od pewnego czasu coraz większą popularność zyskuje ta druga forma, należy jednak pamiętać, że podatnik musi spełnić określone wymagania, aby elektroniczna księga przychodów i rozchodów została uznana za prowadzoną prawidłowo. Podatnik musi:

• określić na piśmie szczegółową instrukcję obsługi programu komputerowego, który jest wykorzystywany do prowadzenia KPiR,
• stosować program komputerowy zapewniający bezzwłoczny wgląd w treść dokonywanych zapisów oraz wydrukowanie wszystkich danych w porządku chronologicznym zgodnie z wzorem księgi,
• przechowywać zapisane dane na magnetycznych nośnikach informacji do czasu wydruku zawartych na nich danych w taki sposób, by chronić te dane przed zatarciem lub zniekształceniem oraz przed naruszeniem ustalonych zasad ich przetwarzania.

Tekst powstał w współpracy z Biurem Rachunkowym Good Tax z Łodzi