Biuro czy przestrzeń coworkingowa? – Co jest lepszym rozwiązaniem?

Jakie miejsce wybrać do pracy, kiedy rozkręcamy biznes i nie chcemy utknąć w domu, bez towarzystwa ludzi oraz sposobu na efektywne zarządzanie czasem? Wtedy do wyboru mamy zazwyczaj konwencjonalne biuro albo przestrzeń coworkingową. Która opcja jest bardziej opłacalna, wygodna, po prostu lepsza? Każda z nich ma swoje wady i zalety. Jeśli zależy nam na efektywnej pracy w miejscu odpowiednim do naszych potrzeb, powinniśmy poznać lepiej wszystkie możliwości.

Coworking a standardowe biuro

Coworking jest pojęciem stosunkowo nowym, ale mocno rozpowszechnionym szczególnie w dużych miastach, które oferują wiele przestrzeni tego typu. Oznacza ono możliwość pracy w specjalnym biurze, posiadającym swobodny dostęp do części wspólnych. Mogą tam pracować osoby zupełnie sobie obce, a potrzebujące swojej przestrzeni do wykonywania obowiązków. Oferta współczesnych biur coworkingowych obejmuje bardzo zróżnicowane opcje wśród których jest zarówno możliwość wynajęcia miejsca przy biurku ogólnodostępnym (Hotdesk), jak również opcja skorzystania z wynajmu biurka dedykowanego na którym można zostawiać swoje rzeczy. W ofertach wynajmu znajdziemy ponadto w pełni umeblowane, prywatne biura serwisowane z elastycznymi warunkami umowy, w których można wybrać udogodnienia odpowiednie do potrzeb swojego projektu. Miejsce w biurze coworkingowym możemy wynająć na dni bądź tygodnie. Coworking ceniony jest więc ze względu na elastyczną formę wynajmu przestrzeni. 

Wynajem standardowego lokalu biurowego jest rozwiązaniem dla tych, którzy cenią prywatność i mogą pozwolić sobie na większe koszty. Biura mogą mieć bardzo zróżnicowaną powierzchnię. Bez trudu znajdziemy nawet niewielkie lokale przeznaczone dla kilku osób. Musimy jednak je odpowiednio wyposażyć – w biurka, szafy, regały oraz inne niezbędne nam sprzęty. Do tego dochodzi wiele innych opłat, wśród których są media bądź klimatyzacja. Nie każdy może więc pozwolić sobie na komfort posiadania własnej przestrzeni biurowej. Nie wszyscy jednak tego potrzebują, przynajmniej na wczesnym etapie rozwoju swojej działalności. Opcją kompromisową jest wynajem biura serwisowanego, które można łatwo i szybko wynająć, niezależnie od tego, czy szukamy miejsca dla jednej, dwu-, pięciu-, czy 150 osób.

Coworking – przestrzeń dla młodych, rozwijających się firm

Z biur coworkingowych bardzo często korzystają nie tyko freelancerzy, ale również rozwijające się przedsiębiorstwa zatrudniające 2-4 pracowników. Mogą oni wynająć biurka dedykowane bądź niewielkich rozmiarów, wydzielone biura wyposażone w niezbędne sprzęty (wiele przestrzeni coworkingowych ma je w swojej ofercie). W porównaniu ze standardowym biurem można zaoszczędzić nawet do 50%. W przypadku takiego rozwiązania nie trzeba dopłacać za zużycie energii elektrycznej czy tuszu do drukarki. Większe biura coworkingowe posiadają w ofercie co najmniej kilka takich niewielkich biur, a także większe pomieszczenia typu open space, gdzie znajdziemy zarówno biurka bez przypisanych miejsc, jak również miejsca dedykowane (z zamykaną szafką).

Przestrzenie coworkingowe wyposażone są w kuchnię, jadalnię oraz kilka różnych rozmiarów sal konferencyjnych, które można wynająć na czas spotkań z kontrahentami. Do dyspozycji wynajmujących są bardzo często także duże sale eventowe pozwalające na organizację większych wydarzeń firmowych. Coworkingi to przestrzenie urządzone ze smakiem i komfortowem, umożliwiające spokojną pracę, ale też wygodne spotkania się z kontrahentami. Dlatego bardzo często wybierane są przez rozwijające się firmy.

Dodatkowe korzyści wynajmu przestrzeni coworkingowej

Stosunkowo niewielkie koszty oraz możliwość wynajmu dodatkowych sal, to nie jedyne zalety biur coworkingowych. Przedsiębiorcy mogą docenić również dostęp do różnego rodzaju urządzeń biurowych, takich jak drukarka czy xero, co jest bardzo istotne w przypadku każdego biznesu. Uniknięcie wydatków związanych z zakupem nawet niewielkich sprzętów może mieć duże znaczenie dla każdej rozwijającej się firmy. W coworkingach można również liczyć na wysokiej jakości wyposażenie w postaci mebli biurowych. Nowoczesne biura tego typu, oprócz odpowiedniego zaplecza sanitarnego, posiadają ponadto miejsca do relaksu, w których można spokojnie wypocząć. 

Istotną zaletą przestrzeni coworkingowych jest możliwość rejestracji firmy, czyli skorzystania z opcji wirtualnego adresu. Wykorzystanie takiego rozwiązania umożliwia wygodny odbiór wszelkiego rodzaju korespondencji, nawet wtedy, gdy nie ma nas w biurze. Obsługa recepcji może przekazać nam pocztę drogą elektroniczną, możemy więc zminimalizować konieczność wizyt na poczcie. Coworki to miejsca, w których mamy również szansę spotkać bardzo wiele osób z rozmaitych branż. Może to być okazją do stworzenia szerokiej bazy kontaktów biznesowych. Przestrzenie coworkingowe dają ponadto dużą swobodę w zakresie czasu korzystania, i często dostępne są nawet przez całą dobę. Są więc świetnym sposobem na rozdzielenie życia osobistego od zawodowego.

Wady coworkingu

Coworking nie jest opcją dla wszystkich, i oprócz wielu zalet posiada także pewne wady. Problemem może być poczucie braku prywatności, co może szczególnie dotykać osoby wynajmujące biurka typu Hotdesk. Nie możemy wtedy liczyć na to, że każdego dnia nasze miejsce będzie wolne oraz że będziemy mieli w naszym otoczeniu odpowiednio dużo spokoju pozwalającego na skupienie się nad pracą. Wynajem biurka dedykowanego może uchronić nas przed ciągłą zmianą miejsc, ale opcja ta również nie pozwala na całkowite odizolowanie się od otoczenia, ponieważ znajduje się tam zazwyczaj bardzo wiele stanowisk tego typu oddzielonych jedynie niewysokimi ściankami. Osoby przebywające we wspólnym pomieszczeniu mogą wtedy rozpraszać naszą uwagę, nawet jeśli zaopatrzymy się w słuchawki. 

Problemem dla wielu osób mogą być też godziny otwarcia biur coworkingowych, ponieważ tylko nieliczne przestrzenie tego typu otwarte są przez całą dobę. W wielu przypadkach musimy dostosować się do z góry ustalonych godzin otwarcia, co może być szczególnie kłopotliwe dla osób pracujących w niestandardowych godzinach – ze względu na upodobania bądź charakter pracy wymagający kontaktu z klientem w ściśle określonych godzinach. Biur coworkingowych nie znajdziemy niestety w mniejszych miastach, więc osoby prowadzące działalność w mniejszych miejscowościach nie skorzystają z takiego rozwiązania.

Biuro lepszym wyborem dla firm, które są na pewnym etapie rozwoju

Na wynajem konwencjonalnego biura decydują się większe firmy, zatrudniające co najmniej kilku pracowników, chcące posiadać własną, niezależną siedzibę. Swoboda w zakresie aranżacji przestrzeni, możliwość umieszczenia wszystkich potrzebnych sprzętów, a także prywatność, to podstawowe zalety własnego biura. Wiele firm musi ponadto zapewnić swoim klientom miejsca parkingowe, co może być problematyczne w przypadku coworków. O ile zazwyczaj znajdują się one w dobrych lokalizacjach w centrum miast, to problemy z parkowaniem mogą zniechęcać wiele firm do wynajmu. Przykładem są biura rachunkowe, których pracownicy mogą stale liczyć na wizyty kontrahentów.